Não é segredo para ninguém que a comunicação é algo extremamente importante dentro de uma organização, devendo ser clara, objetiva e sem distorções. De igual forma, ter uma boa comunicação em projetos é imprescindível para que as ações sejam bem-sucedidas.
Em um projeto, é papel do gestor levar a comunicação a sério, uma vez que não se deve poupar esforços para que a comunicação seja feita de maneira eficaz. Alguns estudos já mostram que falhas na comunicação podem levar até mesmo ao fracasso do projeto.
Esse é um dos motivos pelo qual a comunicação em projetos é um dos temas abordados no programa do Curso de Especialização em Gestão de Projetos (CEGP) da POLI USP PRO. Aliás, esse é um curso de pós-graduação lato sensu a distância oferecido especialmente para você que quer atuar de maneira objetiva e assertiva com Gestão de Projetos.
Comunicação é fundamental
Conversamos com a professora doutora Ilíada de Castro, docente do curso de CEGP da POLI USP PRO, que explica o papel da comunicação na gestão de projetos e como o gestor pode lidar com os principais desafios na troca de informações em uma organização.
A professora comenta que “o Gerente de Projetos gasta a maior parte do seu tempo em comunicação. Isso demonstra a importância desta área em qualquer projeto.”
“É sempre bom lembrar que comunicação tem dois lados: ‘de’ e ‘para’ uma parte interessada. Logo, é um fenômeno de duas vias e o gestor, além de fornecer as informações, deve estar atento se estas foram realmente recebidas e entendidas e, principalmente, ter abertura para uma escuta ativa”, explica Ilíada.
Impactos da comunicação em projetos
A preocupação com a comunicação não pode ser deixada de lado em hipótese alguma pelo gerente de projetos, que precisa ter o controle de como está sendo feita essa troca de informações. “Mas, o gerente de projetos pode controlar todas as comunicações? Não. Mas deve monitorá-las para observar as falhas e imprecisões e buscar corrigi-las a tempo”, expõe a especialista.
Segundo a Ilíada, “pesquisas apontam que ruídos de comunicação são o problema mais frequente que o gerente de projetos enfrenta. Por isso, planejar as comunicações com cada parte interessada, perguntar o que querem que seja comunicado com base na necessidade e interesses individuais vai ajudar a mitigar as falhas.”
Como ter uma comunicação eficaz
Em função da grande quantidade de ferramentas utilizadas na comunicação, é importante que se tenha uma estratégia para a comunicação em projetos. Existem diversas formas de se fazer isso, mas o importante mesmo é ter um bom planejamento estratégico.
De acordo com a especialista, existe uma ferramenta muito eficaz, destacada pelo PMBOK, que é o plano de gerenciamento da comunicação. Consiste basicamente em responder algumas perguntas, com o objetivo de evitar ruídos:
- Para quem a informação é dirigida?
- Quem é o responsável em fornecê-la?
- O que deve ser informado?
- Com que periodicidade?
- Como deve ser transmitida?
“A realização de um bom plano contribui para a estruturação, gerenciamento e controle desta importante área. Gastar tempo para elaborá-lo é investir preventivamente no bom andamento das informações, com economia de tempo posterior”, explica a professora.
Ainda segundo Ilíada, “hoje em dia é necessário um cuidado especial com os canais de comunicação. A tecnologia permite o envio de muitos dados, gerando, em vários casos, excesso de informação. A comunicação em projetos implica em fornecer somente as informações necessárias.”
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